Les SG sont des regroupements de détenteurs de droits d’auteur originaux et de titulaires de droits d’auteur dérivés (auteurs, éditeurs et titulaires de droits voisins comme les interprètes, etc..); elles défendent les droits d’exploitation individuels des auteurs et titulaires de droits qui leur sont affiliés. Dans ce but, les SG concluent avec eux des contrats de représentation (voir exemple) par lesquels les auteurs ou les titulaires de droits transfèrent à la SG certains droits pour qu’elle les fasse valoir vis-à-vis d’un tiers. De leur côté, les SG concluent avec les utilisateurs des œuvres des contrats d’exploitation qui réglementent le type d’utilisation et la rémunération correspondante.
Quand, en raison de la grande quantité d’utilisations, une gestion individuelle par le titulaire de droits n’est pas possible et que l’auteur, en raison des licences légales, n’a pas non plus le droit de procéder à cette gestion individuelle, une gestion collective par les SG est prévue. Dans ce cas, l’auteur et le titulaire de droits ne concluent pas de contrat de représentation avec les SG. La représentation de leurs droits découle directement de la loi. Les SG ne négocient pas non plus de contrats d’exploitation individuels avec des utilisateurs individuels, mais des réglementations collectives avec des associations d’utilisateurs, qu’on appelle des tarifs (art. 46 LDA). Ces tarifs doivent être fixés selon des règles précises et respecter le principe de l’égalité de traitement (art. 45, al. 2 LDA ). Un peu comme les contrats d’exploitation, les tarifs réglementent le montant de la rémunération et l’étendue de l’exploitation autorisée. Si certaines utilisations impliquent plusieurs SG, celles-ci doivent établir des «Tarifs communs (TC)» pour une même utilisation d’œuvre et désigner un organe commun d’encaissement (art. 47 LDA). Les sociétés de gestion doivent répartir l’argent encaissé entre leurs membres selon un règlement de répartition, en tenant compte des différentes œuvres et interprétations (art. 49 LDA).
Il existe en Suisse cinq sociétés de gestion: ProLitteris pour l’exploitation d’œuvres d’art littéraire et plastique, SUISA pour l’exploitation d’œuvres musicales (sans les œuvres théâtrales), SUISSIMAGE pour les films, la Société Suisse des Auteurs (SSA) pour l’exploitation d’œuvres de l’audiovisuel et de la scène et SWISSPERFORM pour l’exploitation des droits voisins. Ces SG administrent, entre autres, des droits qui sont soumis à la surveillance de la Confédération (art. 40 LDA) et elles ont besoin pour leur activité d’une autorisation de l’Institut fédéral de la propriété intellectuelle (art. 41 ss LDA). ).